Dans un établissement hospitalier, préparer les entretiens professionnels et construire les plans de formation peut vite disperser les informations entre fichiers, services et calendriers. Gesform Évolution, la solution de l’ANFH destinée à la Fonction publique hospitalière, vise à réunir ces étapes dans un même environnement. Son intérêt tient autant à la centralisation des données qu’à la possibilité de mieux suivre les compétences et les parcours.
L’article en bref
Gesform Évolution accompagne les établissements hospitaliers dans la gestion des entretiens professionnels et des formations. Voici les points à examiner pour comprendre son rôle et préparer son déploiement.
- Un outil adapté à la FPH : La solution ANFH rassemble entretiens, besoins et suivi formation.
- Des parcours mieux suivis : L’historique soutient la gestion des compétences et des carrières.
- Des tâches mieux coordonnées : Tableaux de bord et documents centralisés facilitent le pilotage RH.
- Un déploiement à préparer : Paramétrage, tests et formation favorisent une adoption durable.
La valeur de Gesform dépend d’abord de la qualité des processus et des données que l’établissement y organise.
Gesform Évolution : organiser les entretiens professionnels dans la FPH
Pour les établissements de la Fonction publique hospitalière (FPH), les entretiens professionnels sont à la fois un temps d’échange avec l’agent et un moyen de structurer les besoins en formation. Gesform Évolution, développé par l’Association nationale pour la formation permanente du personnel hospitalier (ANFH), réunit des fonctionnalités consacrées aux entretiens, à la formation et au suivi des compétences.
La plateforme vise à limiter la dispersion des informations et à faciliter leur consultation par les personnes habilitées. Selon les données communiquées dans les éléments de référence, plus de 550 000 entretiens avaient été réalisés avec l’outil en 2022 : ce chiffre illustre un usage déjà installé, sans renseigner à lui seul sur le nombre d’utilisateurs actuels.
De l’entretien à la gestion des compétences
L’entretien professionnel permet d’aborder le parcours, les compétences mobilisées, les souhaits d’évolution et les besoins de formation. Lorsque ces éléments sont consignés de manière structurée, ils peuvent alimenter la gestion des compétences et le suivi des carrières, à condition que les données soient mises à jour et utilisées avec des accès adaptés.
La GPMC, ou gestion prévisionnelle des métiers et des compétences, consiste à rapprocher les compétences disponibles des besoins futurs de l’établissement. Gesform peut contribuer à ce travail en conservant un historique exploitable et en aidant les équipes à repérer les besoins exprimés au fil des entretiens.
Fonctionnalités de Gesform pour les entretiens et les formations
Le logiciel couvre plusieurs étapes du cycle de formation : recueil des demandes, préparation des actions, suivi des inscriptions et conservation de documents associés. Le niveau d’automatisation disponible dépend toutefois des modules activés et du paramétrage réalisé par l’établissement.
Les tableaux de bord et les exports peuvent donner aux équipes une vue d’ensemble des demandes, des réalisations ou des indicateurs disponibles. Ils facilitent les échanges entre services, mais ne remplacent ni l’analyse des besoins ni les arbitrages de la direction des ressources humaines.
- Entretiens professionnels : préparer les campagnes, saisir les échanges et conserver leur historique.
- Recueil des besoins : regrouper les demandes de formation exprimées par les agents et les services.
- Suivi des formations : organiser les informations relatives aux sessions, aux participants et aux documents associés.
- Pilotage RH : consulter des indicateurs et produire des extractions pour éclairer les décisions.
Les objectifs individuels et les besoins de formation gagnent en lisibilité lorsqu’ils sont consignés selon des règles communes. Une évaluation professionnelle reste néanmoins un échange entre l’agent et son responsable : l’outil en facilite la préparation et le suivi, sans se substituer à leur dialogue.
Centralisation des données : un bénéfice qui suppose des règles claires
Réunir les informations dans un même outil peut réduire les ressaisies et les versions contradictoires d’un document. Pour une équipe RH, la centralisation des données simplifie aussi la recherche d’un historique ou la consolidation des besoins transmis par plusieurs services.
Cette organisation nécessite cependant de définir qui saisit, valide et consulte chaque information. Les habilitations, la qualité des données importées et les règles de conservation doivent être examinées avec les interlocuteurs compétents de l’établissement, notamment ceux chargés de la sécurité et de la protection des données.
Préparer le cycle annuel des entretiens et des plans de formation
Un outil est plus utile lorsque les étapes et les responsabilités sont définies avant le lancement de la campagne. Les services peuvent recueillir les besoins, les responsables les examiner, puis la direction des ressources humaines organiser les arbitrages et le suivi des plans de formation.
Dans un établissement fictif, un service d’urgences et un service de soins peuvent signaler des besoins communs, tout en conservant leurs priorités propres. Un calendrier partagé permet alors de consolider les demandes sans confondre les besoins transversaux et ceux liés à une activité particulière.
| Étape | Objectif | Actions à prévoir |
|---|---|---|
| Analyse des besoins | Adapter l’outil aux pratiques de l’établissement | Cartographier les processus et définir les rôles |
| Préparation des données | Limiter les erreurs et préserver l’historique utile | Vérifier les fichiers et les règles d’import |
| Paramétrage et tests | Contrôler la cohérence des usages | Tester les accès, formulaires et circuits de validation |
| Formation des utilisateurs | Développer l’autonomie des équipes | Former les administrateurs, cadres et référents |
| Suivi du lancement | Corriger les difficultés rencontrées | Recueillir les retours et suivre les indicateurs |
Une phase pilote sur quelques services aide à repérer les difficultés avant une généralisation. Elle offre aussi aux futurs utilisateurs des exemples concrets pour comprendre le processus, plutôt qu’une présentation uniquement théorique.
Accompagnement et évolution numérique
La réussite d’un projet dépend autant de l’accompagnement que des fonctionnalités du logiciel. L’ANFH propose des formations et des ressources destinées aux établissements ; les modalités et le calendrier disponibles sont à vérifier directement auprès de la délégation concernée.
La conduite du changement peut s’appuyer sur des référents internes capables de répondre aux questions courantes. Des consignes simples sur la saisie, la validation et la consultation des dossiers réduisent les usages divergents et rendent l’évolution numérique plus accessible aux équipes.
Atouts et points de vigilance pour le pilotage RH
Gesform Évolution peut contribuer à réduire certaines tâches répétitives et à rendre les informations plus faciles à retrouver. La qualité de ce résultat dépend de la configuration retenue, de la régularité des mises à jour et de l’appropriation par les responsables et les agents.
Avant le déploiement, l’établissement doit notamment confirmer les fonctionnalités accessibles, les conditions d’hébergement, les mesures de sécurité et les modalités d’assistance applicables à son périmètre. Il est préférable de s’appuyer sur les documents et informations actualisés de l’ANFH, plutôt que de supposer que chaque configuration offre les mêmes services.
- Clarifier les responsabilités : déterminer les rôles de saisie, de validation et de consultation.
- Vérifier les données : contrôler les référentiels, les historiques et les informations importées.
- Suivre l’usage : observer les délais, les dossiers incomplets et les retours des utilisateurs.
- Éviter les doublons : préciser quel outil fait référence pour chaque catégorie d’information.
Ces vérifications permettent de mesurer les bénéfices sur des éléments concrets : dossiers mieux renseignés, demandes plus lisibles et processus plus faciles à suivre. Le principal indicateur reste la capacité de l’établissement à utiliser les informations pour améliorer ses décisions, et non le seul volume de données enregistré.
Questions pratiques sur Gesform et les entretiens professionnels
À quels établissements Gesform Évolution est-il destiné ?
La solution de l’ANFH est conçue pour accompagner les établissements de la Fonction publique hospitalière dans la gestion des formations, des compétences et des entretiens professionnels. Les conditions d’accès et les modules disponibles sont à vérifier auprès de l’ANFH.
Gesform remplace-t-il l’échange lors de l’entretien ?
Non. Le logiciel aide à préparer, consigner et suivre l’entretien, mais l’évaluation professionnelle reste un échange entre l’agent et son responsable.
Comment préparer le déploiement de Gesform ?
Commencez par cartographier les pratiques, définir les rôles et vérifier les données à reprendre. Un test auprès de quelques services, suivi de formations ciblées, facilite les ajustements avant le déploiement plus large.
Quels bénéfices peut apporter la centralisation des informations ?
Elle peut faciliter la consultation des historiques, la consolidation des besoins et le suivi des plans de formation. Ces bénéfices supposent des données fiables, des accès maîtrisés et des règles de mise à jour partagées.
Je suis Hélène Verdier, rédactrice spécialisée dans les démarches administratives et la vie pratique. Ancienne juriste en collectivité, je passe mes journées à traduire le jargon de l’administration en étapes simples : qui a droit à quoi, quel formulaire, quel délai. Mon obsession : que vous ne perdiez plus jamais un droit faute d’avoir su le demander.
